Jeśli Twoje studio działające w formie spółki z o.o. planuje umożliwić wspólnikom uczestniczenie w zgromadzeniu wspólników w sposób zdalny, musi w pierwszej kolejności przygotować jego regulamin. Regulamin taki powinien określać kwestie techniczne dotyczące zdalnego uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników.

Regulamin nakłada obowiązki zarówno na spółkę, jak i wspólników. Podstawowe zagadnienia, które powinny zostać poruszone w takim regulaminie dotyczą tego:

1. w jaki sposób i do kiedy wspólnicy mają poinformować spółkę o tym, że będą brać udział w zgromadzeniu zdalnie, a nie w miejscu odbywania się zgromadzenia;
2. jakie materiały i informacje wspólnicy powinni w związku z tym przekazać spółce i w jakim terminie należy to zrobić;
3. jak spółka będzie weryfikować prawidłowość zgłoszeń wspólników, np. potwierdzać ich tożsamość;
4. w jaki sposób będzie przeprowadzane zgromadzenie, np. przy użyciu jakiego systemu i co to oprogramowanie zapewni (np. podgląd w trybie rzeczywistym, możliwość komentowania na bieżąco w formie czatu lub poprzez mikrofon, itp.);
5. jak i kiedy zostaną przekazane dane do logowania się uczestników w wybranym systemie;
6. jak działa ten system (np. poprzez odesłanie do instrukcji operatora, zaplanowanie sesji próbnej logowania i głosowania, itp.);
7. jak będzie można zgłaszać błędy techniczne w trakcie zgromadzenia;
8. kto ponosi odpowiedzialność za ewentualne zakłócenia w transmisji lub brak możliwości udziału w zgromadzeniu lub samym głosowaniu z przyczyn technicznych.

Kto uchwala regulamin zdalnego zgromadzenia wspólników?

Przepisy art. 234 (1) § 3 KSH przewidują, że organem uprawnionym do stworzenia regulaminu zdalnego udziału w zgromadzeniu wspólników jest rada nadzorcza. Jeśli rada nadzorcza nie została utworzona, taki regulamin powinien zostać uchwalony przez wspólników.

Ta druga sytuacja będzie dotyczyła zdecydowanej większości spółek z o.o., w których rzadko tworzona jest rada nadzorcza.

Pamiętajcie, że wspólnicy powinni odpowiednio wcześniej zapoznać się z regulaminem, aby móc świadomie podjąć decyzję, czy są w stanie zorganizować swój zdalny udział w zgromadzeniu. 

Czego nie można umieścić w regulaminie zdalnego zgromadzenia spółki z o.o.?

Regulamin powinien określać tylko techniczne kwestie uczestniczenia w zgromadzeniu w trybie zdalnym. Jednak nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.

Regulamin musi więc ograniczać się do zasad zdalnego uczestnictwa wspólników w zgromadzeniu, takich jak procedura głosowania czy weryfikacja tożsamości uczestników. Nie może natomiast wprowadzać dodatkowych ograniczeń, które przykładowo różnicowałyby sytuację (albo wagę głosu) wspólników głosujących na miejscu i zdalnie.

Innymi słowy, pod pretekstem tworzenia takiego regulaminu nie można tworzyć nowych zasad i praw wspólników innych niż te, które wynikając z przepisów kodeksowych lub z umowy spółki.

Zdalne zgromadzenie wspólników w spółce jednoosobowej

Jeśli Wasze studio zorganizowane jest w formie jednoosobowej spółki z o.o. (czyli istnieje tylko jeden wspólnik – na przykład tylko inwestor), wówczas zorganizowanie zdalnego zgromadzenia wspólników jest dużo prostsze niż w przypadku spółek wieloosobowych.

Zweryfikowanie tożsamości (przedstawiciela) wspólnika w czasie zgromadzenie jest wtedy dużo prostsze, a przeprowadzanie tajnego głosowania nie jest wymagane, co ułatwia i pewnie też zmniejsza koszty systemu, który może być wykorzystany do organizacji zgromadzenia.