W poprzednim wpisie wytłumaczyliśmy już, że podpis składany przy pomocy DocuSign w zdecydowanej większości przypadków nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Skutkuje to tym, że przy pomocy DocuSign nie można skutecznie dokonywać czynności prawnych (np. zawierać umów), które wymagają zachowania tzw. „formy pisemnej”.

Powyższe oznacza, że:

• przy pomocy DocuSign można zawierać niektóre umowy, ale
• zdecydowanie odradzamy to narzędzie (w jego podstawowej wersji, tj. bez zintegrowania z kwalifikowanym podpisem elektronicznym) w przypadku umów, które wymagają dla swej ważności lub skuteczności zachowania formy „silniejszej”, czyli na przykład formy pisemnej (jak umowy obejmujące przeniesienie praw autorskich) lub aktu notarialnego (jak typowa umowa spółki z o.o.).

Pewnie zastanawiasz się jakie konsekwencje w praktyce będzie miało „złożenie podpisu” przez strony przy pomocy podstawowych funkcjonalności DocuSign w sytuacji, gdy ustawa lub umowa przewidywały, że dany dokument powinien być zawarty w „formie pisemnej pod rygorem nieważności”.

Aby to wytłumaczyć posłużymy się przykładami.

DocuSign a umowa o przeniesienie praw autorskich

Przepisy polskiej ustawy o prawie autorskim przewidują, że umowa o przeniesienie praw autorskich musi być zawarta w formie pisemnej, w przeciwnym razie jest nieważna.

Jeśli więc prowadzisz studio i ze swoimi współpracownikami zawierasz umowy podpisywane przy pomocy DocuSign bez wykorzystania kwalifikowanego podpisu elektronicznego, to na ich podstawie nie dojdzie do skutecznego przeniesienia praw autorskich na studio.

W rezultacie, jeśli stworzone przez Twój zespół utwory wykorzystujesz na przykład w grach, to istnieje ryzyko, że:

1. Twoi współpracownicy nadal są wyłącznie uprawnieni do decydowania o stworzonych przez nich elementach gry,
2. teoretycznie mogą oni przenieść prawa do tych utworów na inne osoby (a więc na rynku może pojawić się taki sam lub bardzo podobny utwór).

Słowem – tego typu sytuacje mogą się mścić.

Pamiętaj jednak, że ta sytuacja dotyczy polskiego prawa. Jeśli umowę zawierasz pod obcym prawem to być może DocuSign będzie wystarczające do przeniesienia tych praw. Więcej o tym przeczytasz w naszym kolejnym wpisie.

Co więcej, warto wiedzieć, że zgodnie z kodeksem pracy, umowa o pracę również powinna zostać zawarta (lub potwierdzona przed dopuszczeniem pracownika do pracy) „w formie pisemnej”. Za niedochowanie tego obowiązku pracodawcy grozi grzywna (art. 281 kp).

Jeśli już zdarzyło Ci się podpisać takie umowy w DocuSign, w naszym kolejnym wpisie sprawdź, jak możesz to naprawić.

Czy można zawrzeć aneks do umowy przy pomocy DocuSign

Inna sytuacja: zawarłeś umowę z podwykonawcą, w której postanowiliście, że wszelkie zmiany powinny być do niej wprowadzane „w formie pisemnej pod rygorem nieważności”. Jeśli aneks do umowy zostanie zawarty poprzez DocuSign, w podstawowej funkcjonalności tego narzędzia (czyli bez wykorzystania kwalifikowanego podpisu elektronicznego), to taki aneks będzie nieważny. Ponieważ w naszym polskim prawie „podpisanie umowy poprzez DocuSign” nie równa się „formie pisemnej”.

Taka sytuacja może być niekorzystna i dla studia, i dla podwykonawcy. Dlatego przed aneksowaniem (szczególnie starszych) umów warto sprawdzić co mówią ich postanowienia końcowe odnoszące się do sposobu, w jaki można wprowadzać do nich zmiany.

Analogicznie, w nowych umowach już przy ich zawieraniu warto pamiętać o funkcjonalnościach DocuSign i rozważyć uwzględnienie możliwości zawierania przyszłych aneksów w tej formie – o ile oczywiście nie chodzi tu o umowy/postanowienia dotyczące przenoszenia praw autorskich lub innych aspektów wymagających pisemnej formy, szczególnie „pod rygorem nieważności”.