Wyobraź sobie następująca sytuację: producent merchu zgłasza się do Ciebie z prośbą o licencję na wykorzystanie postaci i znaków towarowych z Twojej gry na sprzedawanych przez niego gadżetach i ubraniach. Albo sytuacja, gdy produkujesz grę, której wydawca będzie realizował dystrybucję gry i sprzedaż merchu na rynku azjatyckim.
Co łączy te dwa case’y? Obaj partnerzy w zamian za możliwość korzystania z Twoich praw oferują Ci procent od sprzedaży stworzonych z ich wykorzystaniem produktów.
Cechą wspólną tych sytuacji jest to, że wprawdzie jesteście umówieni na udział w zyskach, ale nie będziesz stroną umów sprzedaży ani nie będziesz miał dostępu do rachunków bankowych, na które przychody ze sprzedaży będą wpływać. W efekcie, jesteś zmuszony zaufać swojemu partnerowi, że jego faktyczny zysk (lub przychód – zależnie na co się umówicie) nie będzie wyższy niż deklaruje on Tobie przy rozliczeniu należnego Ci wynagrodzenia.
Na szczęście są sposoby na zabezpieczenie Twojej sytuacji. Też na poziomie postanowień umowy, jaką zawierasz ze swoim partnerem.
Prawo audytu ksiąg kontrahenta
Najczęstszym rozwiązaniem stosowanym do kontroli prawidłowości dokonywanych między stronami rozliczeń jest uprawnienie do kontroli ksiąg tej strony, która przychody ze wspólnego projektu otrzymuje na swoje konto bankowe, a następnie rozlicza.
Prawo do audytu ksiąg powinno obejmować:
– uprawnienie do dostępu oraz przeanalizowania wszystkich dokumentów związanych z transakcjami mającymi wpływ na obliczenie Twojego wynagrodzenia,
– analiza ta powinna być wykonywana przez wyznaczonego przez Ciebie biegłego rewidenta lub innego specjalistę, który będzie wiedział, jak dokonać oceny,
– ustalenie jakie odchylenia w wyliczeniach będą uznawane za mieszczące się w dopuszczalnym marginesie błędu, a jakie będą już traktowane jako naruszenie umowy (strony mogą bowiem założyć, że różnice w granicach x% nie mają wpływu na ich rozliczenia),
– ustalenie jakie konsekwencje ma wykrycie nieprawidłowości.
Kto powinien przeprowadzić audyt ksiąg
Niektórzy kontrahenci wprowadzają do umów zapisy, które zobowiązują do zatrudnienia w takich przypadkach tylko uznanych na rynku audytorów. Na przykład z tzw. wielkiej czwórki.
Warto jednak dobrze przemyśleć taki zapis, ponieważ czasem może to doprowadzić do znacznego ograniczenia listy podmiotów, które będą mogły świadczyć dla Ciebie takie usługi – bo np. nie będą oni w danym okresie dysponować dostateczną kadrą pracowników, zaproponują nierynkowe stawki lub zwyczajnie ich ceny będą znacznie wyższe niż innych audytorów.
Rozwiązaniem godnym rozważenia jest też wprowadzenie do umowy jakiejś procedury awaryjnej, na wypadek, gdyby zatrudnienie uzgodnionego przez strony audytora nie było możliwe.
Jak ograniczyć prawo do audytu ksiąg
Odwracając naszą rolę, zastanówmy się w jaki sposób można ograniczyć uprawnienie do badania ksiąg przez audytora naszego kontrahenta, aby uniknąć sytuacji, w której uprawnienie to byłoby nadużywane.
Jednym ze sposobów jest chociażby ograniczenie możliwości przeprowadzania audytu w czasie – np. tylko jeden raz na rok lub uregulowanie zasad, w tym miejsca, w którym takie badanie będzie przeprowadzane.
