Zgromadzenia wspólników spółek z o.o., a więc także Twojego studia gamingowego, może odbywać się zdalnie, chyba że taka możliwość została wyraźnie wykluczona w umowie spółki. Takie przepisy obowiązują w polskim kodeksie spółek handlowych (KSH) już od jakiegoś czasu.
To oczywiście znacznie ułatwia organizowanie zgromadzeń szczególnie tych spółek, których wspólnicy znajdują się w różnych częściach kraju lub nawet świata. Co przecież w przypadku spółek gamingowych jest dość powszechną sytuacją.
Czym jest zdalne zgromadzenie wspólników
Zdalne zgromadzenie wspólników zostało zdefiniowane w art. 2341 KSH. Aby można było mówić o tym, że zgromadzenie wspólników odbyło się zdalnie niezbędne jest zapewnienie wspólnikom możliwości komunikowania się na takim zgromadzeniu w czasie rzeczywistym, zabierania głosu oraz głosowania (osobiście lub przez pełnomocnika).
Zgodnie z art. 2341 § 2 KSH:
Udział w zgromadzeniu wspólników, o którym mowa w § 1, obejmuje w szczególności:
1) dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników, oraz
2) wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.
Ponadto, co bardzo ważne, bo bez tego w ogóle nie może odbyć się zdalne zgromadzenie wspólników spółki z o.o., aby móc przeprowadzić zdalne zgromadzenie wspólników należy wcześniej stworzyć oraz uchwalić jego regulamin.
O tym, co umieścić w takim regulaminie zdalnego zgromadzenia wspólników i jak się go uchwala napiszemy w naszym kolejnym wpisie.
Kto sporządza protokół zdalnego zgromadzenia wspólników
Co istotne, nie jest możliwe zorganizowanie zdalnego zgromadzenia wspólników w trybie całkowicie zdalnym, czyli że wszyscy jego uczestnicy przebywają w jakim bądź miejscu.
Póki co wciąż obowiązują przepisy przewidujące, że zgromadzenie odbywa się w konkretnym fizycznym – zwykle w siedzibie spółki, albo w innym – miejscu na terytorium Polski, wskazanym w umowie spółki.
Dlatego w czasie zgromadzenia wspólników, w siedzibie spółki z o.o. (lub w innym miejscu ustalonym w umowie Waszej spółki z o.o. jako miejsce odbywania zgromadzeń wspólników) musi przebywać protokolant oraz osoba pełniąca funkcję przewodniczącego zgromadzenia. Pozostali wspólnicy mogą uczestniczyć w zgromadzeniu zdalnie, przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Protokół ze zdalnego zgromadzenia wspólników w spółce z o.o. sporządzany jest przez protokolanta i dodatkowo podpisywany przez przewodniczącego zgromadzenia. Do protokołu dołączamy też listę obecności.
W przypadku zdalnego zgromadzenia wspólników, możliwe jest sporządzenie dwóch list obecności: wspólników obecnych osobiście na takim zgromadzeniu oraz wspólników biorących udział w zgromadzeniu zdalnie, ich podpis nie jest jednak wymagany – wówczas tę listę podpisuje tylko przewodniczący i protokolant.
