Już od 7 kwietnia 2023 zaczyna obowiązywać nowelizacja kodeksu pracy, wprowadzająca regulacje na temat pracy zdalnej. Pracownicy zyskują wiele nowych możliwości, a na pracodawców spada wiele nowych zobowiązań. W tym również obowiązek wyposażenia stanowiska pracy i zwrotu kosztów 

Jednym z kluczowych, a zarazem najbardziej kłopotliwych zagadnień pojawiających się w ramach tych zmian jest tzw. dodatek za  pracę zdalną – czyli temat pokrycia kosztów, które są niezbędne do świadczenia pracy zdalnej oraz bezpośrednio z nią związane. Właśnie o tych kosztach, a także o obowiązku wyposażenia stanowiska pracy, opowiemy w dzisiejszym artykule.

Ale od początku. Zgodnie z nowelizacją, pracodawca ma obowiązek:

– zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,

– pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także 

– pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz

– zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Czym są materiały i narzędzia pracy?

Pierwsza wątpliwość pojawia się, gdy przyjdzie nam zdecydować, co można zaliczyć do materiałów i narzędzi pracy, a co nie.

W przestrzeni internetowej można spotkać się z mylącymi artykułami, których autorzy wskazują, że biurko i krzesło zaliczamy do grupy narzędzi pracy, które pracodawca powinien zapewnić pracownikowi. Jednak opinia Głównego Inspektora Pracy jest zgoła inna.

W stanowisku wydanym 6 marca 2023 r. i opublikowanym w Dzienniku Gazeta Prawna GIP stwierdził, że:

Pracodawcy nie muszą zapewniać pracownikom wykonującym pracę zdalną biurka ani krzesła, chyba że się do tego zobowiążą np. w regulaminie pracy zdalnej albo w indywidualnym porozumieniu.

Natomiast w przypadku wykonywania przez pracownika pracy w sposób hybrydowy (częściowo w biurze, częściowo zdalnie), to w biurze powinien mieć zapewnione biurko i krzesło zgodne z zasadami ergonomii.

Zwrot kosztów czy ryczałt?

Druga ważna kwestia to koszty, które zgodnie z nowelizacją musi pokryć pracodawca w sytuacji wykonywania pracy zdalnej przez pracownika. Ustawodawca przewiduje następujące opcje: 

• zwrot kosztów w wysokości rzeczywistej, 
• ekwiwalent pieniężny (równowartość kosztów faktycznie poniesionych) albo 
• ryczałt w wysokości przewidywanych kosztów, jakie ponosił będzie pracownik w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. 

Skorzystanie z opcji ekwiwalentu niesie za sobą konieczność obliczania co miesiąc, jakie rzeczywiste koszty poniósł pracownik (głównie chodzi o zużycie prądu), co w praktyce może być trudne.

Alternatywna opcja to wyliczenie z góry określonego ryczałtu – odpowiadającego kosztom ponoszonym przez pracownika. Na tej zasadzie pracodawca będzie co miesiąc wypłacać ryczałt w tej samej wysokości.

Ważna różnica między tymi formami rozliczeń to fakt, że kwota zwrotu w przypadku ekwiwalentu wymaga uzgodnienia z pracownikiem, a kwotę ryczałtu ustala samodzielnie pracodawca.

Co istotne, zwrot kosztów poniesionych podczas pracy z domu będzie zwolniony z obciążeń, takich jak PIT czy ZUS. Dlatego przedsiębiorcy obawiają się, czy ekwiwalent albo ryczałt nie jest potencjalnym przedmiotem kontroli ZUS albo urzędu skarbowego. Mimo że to w istocie niewielkie kwoty.

Warto wiedzieć, że zgodnie z obliczeniami opartymi na normie PN-EN 12464-1:2003 (U) Polskiego Komitetu Normalizacyjnego, maksymalna kwota ryczałtu za zużycie energii elektrycznej dla stanowisk pracy biurowej pracowników wykonujących pracę zdalną w pełnym wymiarze czasu pracy w 2023 r. może wynieść 53,56 zł miesięcznie (przy założeniu maksymalnej ceny za 1 kW wynoszącej 0,693 zł).

Oczywiście są to kwoty szacunkowe i każdy przedsiębiorca będzie musiał obliczyć je indywidualnie (a także regularnie, okresowo je weryfikować). W kontekście ewentualnej kontroli, istotne więc, aby tych kwot nie zawyżać. 

Czy jest się czego obawiać w kontekście podatkowym? 

W razie gdyby organ podatkowy stwierdził, że ryczałt za pracę zdalną jest ukrytą formą wynagrodzenia i w ten sposób ma na celu obejście podatków i składek, a pracodawca nie jest w stanie wykazać, że kwota ta odpowiada kryteriom ustawowym, organ może uznać, że wypłacona pracownikowi kwota była wynagrodzeniem stanowiącym przychód (od którego należna jest zaliczka na podatek).

Na gruncie prawa podatkowego powstanie więc zaległość podatkowa. Jeśli jednak kwoty te będą uczciwie wyliczane i nie będą zawyżane, to należałoby wnioskować, że nie ma się czego obawiać ze strony urzędu skarbowego.

Potrzebujesz pomocy z wprowadzeniem i wdrożeniem nowych przepisów o pracy zdalnej? Nadal nie jesteś pewien, jak optymalnie podejść do tematu pokrycia kosztów wyposażenia stanowiska pracy, które są niezbędne do świadczenia pracy? Nie zwlekaj i zgłoś się po pomoc  do prawnika specjalizującego się w tym obszarze.

***

Przeczytaj również:

PRACA ZDALNA – KONTROLA STANOWISKA PRACY PODCZAS PRACY ZDALNEJ

Choć praca zdalna to temat mocno wyeksplorowany przez pandemiczne doświadczenia, wraz z wejściem w życie nowelizacji kodeksu pracy pojawia się szereg nowych regulacji w tym zakresie. Jedną z ważnych zmian jest ta dająca pracodawcy możliwość kontroli wykonywania pracy zdalnej przez pracownika.

W jakich obszarach można przeprowadzać taką kontrolę? I jak takie kontrole będą wyglądać w praktyce?… [Czytaj dalej…]