W przypadku każdej spółki, która zmaga się z trudnościami finansowymi, zarząd powinien szczególnie uważać na moment, w którym należy podjąć decyzję o dalszym istnieniu spółki.
W tym artykule omówimy sytuację, kiedy zarząd spółki z o.o. powinien zwołać zgromadzenie wspólników celem podjęcia uchwały o dalszym istnieniu spółki, jakie są krytyczne wymagania co do bilansu i jak procedować zależnie od zgody lub braku zgody wspólników na dalsze istnienie spółki.
Obowiązki zarządu związane z monitorowaniem finansów spółki i uzyskaniem uchwały wspólników w sprawie dalszego istnienia spółki
Zarząd spółki z o.o. ma obowiązek prowadzenia spraw spółki, a w szczególności monitorowania jej sytuacji finansowej. Szczególną uwagę należy zwrócić wtedy, gdy bilans spółki wskazuje znaczące straty.
Zgodnie z art. 233 KSH: „Jeżeli bilans sporządzony przez zarząd wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego, zarząd jest obowiązany niezwłocznie zwołać zgromadzenie wspólników w celu powzięcia uchwały dotyczącej dalszego istnienia spółki”.
Oznacza to, że jeżeli straty spółki przekraczają wskaźniki wskazane w tym przepisie, zarząd musi niezwłocznie podjąć działania w celu ustalenia, czy po stronie wspólników jest wola dalszego funkcjonowania spółki. Oczywiście nie są to jedyne obowiązki zarządu w sytuacji, gdy sytuacja finansowa spółki z o.o. jest zła – bo rozważyć trzeba też, chociażby to, czy aby nie zachodzą podstawy do złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości spółki – ale nie będzie to przedmiotem dzisiejszych rozważań.
Jeśli spełnione są przesłanki z art. 233 KSH, wówczas zarząd zobowiązany jest zwołać nadzwyczajne zgromadzenie wspólników, na którym zostanie podjęta uchwała o dalszym istnieniu spółki. Warto zaznaczyć, że uchwała ta powinna zostać podjęta niezwłocznie, aby uniknąć ryzyka odpowiedzialności za niewykonanie obowiązków wynikających z przepisów prawa.
Bilans spółki – skąd go wziąć i jak ustalić na jego podstawie wielkość starty?
W najprostszych słowach bilans stanowi zestawienie składników majątku przedsiębiorstwa spółki, a także źródeł jej finansowania. Sporządzany jest on na dany moment i zawiera zestawienie aktywów i pasywów na początek (bilans otwarcia) i na koniec (bilans zamknięcia) danego okresu (np. sprawozdawczego) w spółce.
Bilans można podzielić na dwie kategorie: aktywa i pasywa. Aktywa to „zasoby”, które posiada dany podmiot, a pasywa obejmują to, co ten podmiot jest winien komuś innemu. Strata natomiast występuje, gdy zestawienie pasywów z aktywami wykazuje nadwyżkę tych pierwszych. W przypadku spółki będzie to miało miejsce, gdy wszystkie wartości majątkowe posiadane przez spółkę, łącznie ze środkami finansowymi, są mniejsze od sumy jej zobowiązań (wszelkiego rodzaju — tych podatkowych, do ZUS-u, jak i wobec kontrahentów czy pracowników).
Ponieważ są to terminy specjalistyczne, a od ich prawidłowej interpretacji wiele zależy, to w przypadku spółki z o.o. najlepiej uzyskać wsparcie specjalisty (księgowego, audytora, czy kogoś o odpowiednim wykształceniu i doświadczeniu), który pomoże przeanalizować księgi i bilans spółki oraz ocenić, jaka jest sytuacja finansowa spółki i czy w danej sytuacji zarząd powinien zwrócić się do wspólników o podjęcie uchwały o dalszym istnieniu spółki.
Co istotne, ustawa wskazuje, że chodzi o bilans sporządzony przez zarząd, jednak w praktyce to nie zarząd spółki z o.o. sporządza bilans (chyba że wśród członków zarządu jest odpowiednio wykwalifikowany finansista, CFO), lecz zwraca się o sporządzenie bilansu do księgowego.
Najważniejsze, aby zarząd trzymał rękę na pulsie, tj. na bieżąco monitorował sytuację finansową spółki, a gdy poweźmie obawy, że jest ona trudna, powinien niezwłocznie zlecić sporządzenie bilansu ad hoc dla ustalenia aktualnej sytuacji finansowej, zbadania jej przyczyn i podjęcia dalszych decyzji.
Nie każda starta jest bowiem alarmująca i wywołuje jednakowe konsekwencje i obowiązki prawne. Jeżeli straty przekroczą poziom, który ustawodawca uznaje za stan zagrożenia – w art. 233 KSH chodzi o stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego – to obowiązkiem zarządu jest zwołać zgromadzenie wspólników w celu powzięcia uchwały dotyczącej dalszego istnienia spółki. Jeśli straty są mniejsze, nadal może być konieczne podjęcie działań naprawczych lub innych kroków prawnych, ale nie ma obowiązku podejmowania uchwały o dalszym istnieniu spółki.
Jak zwołać zgromadzenie wspólników w celu podjęcia uchwały o dalszym istnieniu spółki?
Zgromadzenie wspólników – najczęściej nadzwyczajne (choć nie ma przeszkód, aby wprowadzić ten temat na agendę tzw. zwyczajnego zgromadzenia wspólników, co zresztą nieraz się zdarza przy okazji podejmowania uchwał rocznych, które mają na celu zatwierdzenie sprawozdania finansowego spółki za poprzedni rok obrotowy) – ma odpowiedzieć na pytanie co do dalszego istnienia spółki.
Zwołanie zgromadzenia wspólników, mimo że powinno nastąpić bez nieuzasadnionej zwłoki, powinno się odbyć według reguł przyjętych dla zwoływania zgromadzeń wspólników w Kodeksie spółek handlowych i w umowie spółki.
Obowiązek zarządu w zakresie zwołania zgromadzenia wspólników celem podjęcia uchwały o dalszym istnieniu spółki zostanie zrealizowany zarówno jeżeli zarząd zwoła zgromadzenie wspólników w sposób formalny (tj. wysyłając wspólnikom zaproszenia z zachowaniem ustawowo określonych wymogów, w szczególności co do wyprzedzenia i formy), jak i wówczas gdy po informacji uzyskanej od zarządu cały kapitał zakładowy będzie reprezentowany na posiedzeniu i nikt z obecnych nie sprzeciwi się odbyciu tego zgromadzenia ani umieszczeniu poszczególnych uchwał na porządku obrad (tzw. nieformalne odbycie zgromadzenia wspólników).
Tryb formalnego zwołania zgromadzeń wspólników w spółce z o.o. uregulowany jest w art. 238 KSH, zgodnie z którym:
Art. 238 KSH [Tryb zwołania zgromadzenia wspólników w spółce z o.o.]1. Zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską, zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane.
2. W zaproszeniu należy oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. W przypadku zamierzonej zmiany umowy spółki należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian.
3 W przypadku, gdy udział w zgromadzeniu wspólników następuje przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w zawiadomieniu należy dodatkowo zamieścić informacje o sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał.
Natomiast art. 240 KSH określa, w jakiej sytuacji wyjątkowo możliwe jest podejmowanie uchwał bez formalnego zwołania zgromadzenia wspólników:
Art. 240 KSH [Powzięcie uchwały bez formalnego zwołania zgromadzenia]
Uchwały można powziąć pomimo braku formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.
Zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych, uchwały wspólników w tego typu sprawach zapadają bezwzględną większością głosów, choć nie ma przeszkód, aby w umowie spółki wprowadzić zasady szczególne (surowsze) przy podejmowaniu takiej uchwały. Jest to o tyle istotne, gdyż chodzi o dalszy los spółki.
Co, jeśli wspólnicy zagłosują przeciwko uchwale o dalszym istnieniu spółki?
Jeśli wspólnicy zagłosują przeciwko uchwale o dalszym istnieniu spółki, która jest wymagana na podstawie art. 233 KSH, wówczas zarząd stanie przed koniecznością podjęcia dalszych decyzji dotyczących przyszłości spółki.
W przypadku, gdy straty spółki przekraczają krytyczne parametry z art. 233 KSH, a nie zostanie przyjęta uchwała wspólników o dalszym istnieniu spółki, zarząd może skłaniać się do podejmowania działań naprawczych (dokapitalizowanie czy restrukturyzacja spółki) lub wręcz przeciwnie, może zaktualizować się obowiązek ogłoszenia upadłości spółki lub podjęcia działań w kierunku jej rozwiązania. Wszystko zależy od okoliczności konkretnego przypadku.
Z kolei uchwała wspólników o utrzymaniu spółki pomimo wystąpienia krytycznych parametrów z art. 233 KSH, powinna wiązać się z określonym programem naprawczym.
Nie musi być on wypracowany już na tym samym zgromadzeniu, które zarząd zwołuje w trybie art. 233 KSH, gdyż to zgromadzenie wspólników ma jeden podstawowy cel: odpowiedzieć na pytanie co do dalszego istnienia spółki. Spotkanie się wspólników z udziałem zarządu może być jednak dobrą okazją do wypracowania, czy choćby rozpoczęcia i prowadzenia konstruktywnych rozmów o planie sanacji spółki.
Uzdrowienie sytuacji nie nastąpi bowiem samą uchwałą wspólników o dalszym istnieniu spółki, lecz zazwyczaj wymaga wprowadzenia istotnych zmian. To już jednak temat na odrębny wpis.
Zdjęcie: Alexander Suhorucov
***
Dobre praktyki IP clearance w produkcji gier wideo
W poprzednim poście pisałam, czym jest IP clearance i dlaczego warto o niego zadbać w procesie tworzenia gier wideo. Dzisiaj podzielę się przykładami dobrych praktyk w gamedevowym IP clearance, podając Ci na tacy 5 Pro Tipów, które możesz wdrożyć w swoim studio.
A jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, to zapraszam do obejrzenia mojego wystąpienia o Good Practicies in IP Clearance in Video Games, które miało miejsce na Pro Sessions podczas GameOn w Wilnie w październiku 2024 roku [Czytaj dalej…]
